Wie lange brauchen Arbeitgeber, um die Lohnlisten aufzubewahren?

Nach US-Bundesgesetz müssen Arbeitgeber die Lohnlisten ihrer Angestellten oder ehemaligen Angestellten für eine bestimmte Zeit aufbewahren. Die Dauer hängt jedoch davon ab, auf welches Statut Sie sich beziehen. Dies kann dazu führen, dass Sie wissen, wie lange die Mitarbeiterdaten verwirrend sind. Wenn Sie die erforderlichen Fristen für jedes Statut sowie die für die Abrechnung relevanten Datensätze des Statuts berücksichtigen, und warum, können Sie leichter ein System entwickeln, das die Gehaltsabrechnungen speichert, solange dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Frau in einem Aktenschrank (Bild: John Lund / Drew Kelly / Blend Images / Getty Images)

Identifizierung

Lohnlisten sind im Allgemeinen alle Datensätze, die sich auf die Stunden beziehen, die ein Angestellter arbeitet, und den an ihn gezahlten Lohn, so das US-Arbeitsministerium. Gemäß dem Fair Labor Standards Act enthalten die Gehaltslisten Angaben zu Stunde und Tag, die jede Arbeitswoche beginnt. die Anzahl der Arbeitsstunden pro Arbeitstag und jeder Arbeitswoche; der Gesamtbetrag, den der Arbeitnehmer durch Überstunden verdient hat; das reguläre Stundenlohn für jede Woche, in der der Arbeitnehmer Überstunden gemacht hat; Gesamtüberstundenvergütung für jede Arbeitswoche; die Beträge der Zu- oder Abschläge auf das Gehalt des Arbeitnehmers jede Woche; den für jede Zahlungsperiode gezahlten Gesamtbetrag; und die Daten, die von jeder Lohnperiode abgedeckt werden, gemäß dem US-Arbeitsministerium. Diese Informationen sollten mit den persönlichen Informationen des Angestellten, einschließlich Name, Adresse, Beruf und Geschlecht, gekennzeichnet sein. Wenn der Arbeitnehmer jünger als 19 Jahre ist, geben Sie auch sein Geburtsdatum an.

Anwendbares Gesetz

Nach Angaben des US-Arbeitsministeriums und der US-amerikanischen Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) müssen nur noch zwei Bundesgesetze die Gehaltsabrechnungen für einen längeren Zeitraum aufbewahren. Bei diesen beiden Statuten handelt es sich um das Fair Labour Standards Act und das Age Discrimination in Employment Act. Für das FLSA und das ADEA müssen die meisten Gehaltslisten nach Angaben des US-amerikanischen Arbeitsministeriums und des EEOC für drei Jahre aufbewahrt werden. Obwohl das FLSA es den Arbeitgebern ermöglicht, nach zwei Jahren einige zusätzliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen einschließlich Lohnlisten zu verwerfen, verlangt die ADEA, dass der Arbeitgeber diese Aufzeichnungen drei Jahre lang aufbewahrt.

Format

Die ADEA verlangt von den Arbeitgebern nicht, die Abrechnungsdatensätze in einem bestimmten Format zu führen, solange die Datensätze verfügbar sind, wenn die EEOC dies verlangt, so die EEOC. Laut dem US-Arbeitsministerium muss das FLSA keine Zeitstempel verwenden, um die Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu verfolgen. Das FLSA verlangt auch nicht, dass die Datensätze in einem bestimmten Format aufbewahrt werden. Nach Angaben des US-amerikanischen Department of Labor sollten Mikrofilme oder Lochstreifen jedoch nicht verwendet werden, es sei denn, der Arbeitgeber verfügt auch über die Ausrüstung, um diese Formate leicht lesbar zu machen.

Funktion

Die Aufrechterhaltung der Gehaltslisten der Angestellten nach dem Fair Labor Standards Act (Fair Labor Standards Act) dient dem Schutz der Rechte eines Arbeitnehmers auf gerechte Entlohnung, einschließlich des Rechts der versicherten, nicht versicherten Arbeitnehmer, den Mindestlohn und die Überstundenvergütung zu zahlen. Die Aufzeichnungen können auch verwendet werden, um sicherzustellen, dass ein Arbeitgeber keine Kinder beschäftigt, die zu jung sind, um legal zu arbeiten, und keine Kinder beschäftigt, die möglicherweise illegal für eine unzulässige Anzahl von Stunden arbeiten. Durch das Führen von Aufzeichnungen im Rahmen des Gesetzes über die Diskriminierung aus Altersgründen in Beschäftigung soll sichergestellt werden, dass ein Arbeitnehmer, der aufgrund seines Alters Diskriminierung aufgrund seines Alters festgestellt hat, die Informationen finden kann, die zum Nachweis oder zur Widerlegung seiner Forderung erforderlich sind, so der EEOC.

Überlegungen

Nach dem FLSA und dem ADEA werden die Abrechnungssätze in der Regel drei Jahre nach dem Kündigungsdatum eines Mitarbeiters aufbewahrt, so das EEOC. Die ADEA-, FLSA- und andere Satzung kann verlangen, dass ein Arbeitgeber verschiedene Teile einer Mitarbeiterakte für unterschiedliche Zeiträume aufbewahrt. Während die ADEA beispielsweise verlangt, dass die Personalabrechnung drei Jahre lang aufbewahrt wird, verlangt sie nach Angaben des EEOC, dass grundlegende Informationen über den Mitarbeiter nur ein Jahr aufbewahrt werden. Wenden Sie sich an einen qualifizierten Anwalt für Arbeitsrecht, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen erfüllt.